45 % Kosteneinsparungen: Die Vorteile einer ausgelagerten Personalabteilung

Etwas musste sich ändern. Sloan Bentley wusste das mit Sicherheit.

Lutheran Life Communities stellte Bentley als CEO ein, um das Unternehmen durch die COVID-19-Pandemie zu führen. Eine der Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert conflict, bestand darin, die Personalausgaben der Agenturen zu senken. Im Jahr 2023 gab Lutheran Life (LuLife) 4,7 Millionen US-Greenback für Agenturunterstützung in seinem gesamten Portfolio aus, wobei ein großer Teil dieses Personals an die qualifizierte Pflegeeinrichtung des Unternehmens mit 376 Betten in Arlington Heights, Illinois, ging.

Das waren untragbare Kosten und im Endeffekt auch ein untragbarer Personalbestand. Bentley musste einen Weg finden, diese Kosten zu senken und die Personalbindung zu erhöhen und gleichzeitig den Bewohnern eine erstklassige Pflege zu bieten.

„In den letzten vier Jahren mussten wir unser Geschäftsmodell und unsere Strategie ziemlich ändern“, sagte Bentley bei LeadingAge 2024. „Wenn ich für jedes Mal, das ich in den letzten vier Jahren gehört hätte, einen Greenback hätte: ‚Wir‘ „Da ich das immer so gemacht habe, konnte ich die Organisation neu finanzieren.“

Sie untersuchte fünf der wichtigsten Partnerschaften von LuLife, was zu einer dramatischen Umstrukturierung führte, einschließlich der Auslagerung der Personalabteilung.

Durch die Integration von HR-Dienstleistungen in ProCare HR erkannte LuLife eine Reihe von Vorteilen und lernte vier wichtige Erkenntnisse, die das Unternehmen für die Zukunft nutzen wird.

Die Herausforderungen und Überlegungen des Outsourcing-Managements

Bentley kennt die erste Frage, die Betreiber wahrscheinlich stellen, wenn sie über Outsourcing nachdenken: „Was habe ich davon?“ Outsourcing kann wie eine Bedrohung erscheinen – bis Sie die Vorteile erkennen, wie etwa Kosteneinsparungen oder verbesserte Abläufe.

Diese Ergebnisse werden natürlich nicht sofort eintreten, und Bentley hat zehn wichtige Herausforderungen aufgeführt, die Betreiber beim Outsourcing bewältigen müssen:

1. Kontrollverlust
2. Qualitätskontrolle
3. Integrationsprobleme
4. Kulturelle Unterschiede
5. Versteckte Kosten
6. Kommunikationsbarrieren
7. Umfangskriechen
8. Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit und des Datenschutzes
9. Abhängigkeit von externen Anbietern
10. Begrenzte Flexibilität

Sie nannte außerdem vier große Einflussbereiche, die das Outsourcing auf LuLife hatte, und von den vieren waren zwei insgesamt schwierig zu navigieren: die Ethical der Teammitglieder und die Konsistenz der Kultur.

„Wir haben mit 1.100 Teammitgliedern angefangen, jetzt sind es nur noch 750, denn wenn man auslagert, werden einige dieser Teammitglieder Mitarbeiter oder Teammitglieder des Companions“, sagte sie. „Das ist eine große Veränderung für eine Organisation.“

Wie 5 Outsourcing-Strategien zu 6 Schlüsselergebnissen führen

Um diese Herausforderungen zu meistern, befolgt LuLife eine Reihe von Schritten und Strategien für den Outsourcing-Erfolg, die alle von einer mutigen Aussage gestützt werden, die auf echtem Selbstverständnis beruht.

„Ich sage immer: Sie wollen nicht unser Associate sein“, sagte Bentley. Wie sie potenziellen Outsourcing-Partnern sagen würde: „Wir sind ziemlich anspruchsvoll. Wir sind sehr professionell, aber wir sind intensiv.“

„Das conflict meine Linie und sie conflict effektiv“, sagte sie.

Dieses Selbstverständnis conflict von zentraler Bedeutung für LuLifes Outsourcing-Reise. Sie wussten, was sie wollten, und sie wussten, wie sie dorthin gelangen.

„Wir wussten, dass es einen ROI geben würde, sonst würden wir zum jetzigen Zeitpunkt kein Outsourcing in Betracht ziehen“, sagte sie. „Vielleicht denken Sie über Outsourcing nach, weil es an Talenten mangelt, oder Sie denken über Outsourcing nach, weil Sie nicht in die Systeme investieren möchten: die KI usw., die andere Organisationen möglicherweise mitbringen. Aber für uns conflict der mächtige Greenback die treibende Kraft.“

Um diesen ROI zu erreichen, verfolgte LuLife eine Reihe von Strategien, darunter:

1. Für jede Outsourcing-Funktion conflict ein vollständiger Geschäftsplan erforderlich
2. Jeder potenzielle Outsourcing-Associate musste einen vollständigen RFP-Prozess durchlaufen, bei dem es keine Favoriten gab
3. LuLife konzentrierte sich auf die Anpassung an die Kultur sowie auf Compliance
4. Der Arbeitsumfang musste durch KPIs untermauert werden
5. Der Associate musste sich vierteljährlichen Geschäftsprüfungen unterziehen

Ein letzter Schlüssel bestand darin, dass LuLife sich in jeder ausgelagerten Partnerschaft für einen wichtigen Associate einsetzen würde.

„Dies erweitert den Umfang und die Breite des ausgelagerten Companions“, sagte Bentley. Diese fünf Associate waren Thomas Delicacies für Gastronomie, Prelude für IT, Plante Moran für Finanzen, Richter Associates für AP/AR und ProCareHR für HR.

All diese Arbeit hat dazu beigetragen, sechs wichtige Ergebnisse zu erzielen:

• Jährliche Einsparungen von 250.000 US-Greenback, mit voraussichtlichen Einsparungen von 1 Million US-Greenback bei den Agenturbeiträgen
• 95 % Bindung neuer Mitarbeiter
• 49 % Reduzierung der offenen Stellen
• 60 % Reduzierung des Taktschleichens
• Die Outsourcing-Kosten betragen 2,4 Millionen US-Greenback und sind damit 45 % niedriger als die bisherigen internen Personalkosten
• Gesamtkürzung des Unternehmenspersonals um 2,5 Millionen US-Greenback und 38 Vollzeitstellen

„ProCare conflict ein großartiger Associate und wir sind für sie kein einfacher Anbieter“, sagte sie. „Aber wir wussten, dass wir schnell eine Entscheidung treffen und Änderungen vornehmen mussten, da sich dies auf alle in der Organisation auswirkte. Und sie saßen am Tisch und halfen uns bei diesem Integrationsplan.“

Die 4 Lehren aus effektivem und effizientem Outsourcing

Letztendlich hat LuLifes Outsourcing-Reise vier wichtige Erkenntnisse hervorgebracht:

1. Die Auswahl von Partnern und Anbietern ist von entscheidender Bedeutung
2. Beide Parteien müssen sich an die Geschäftsnormen halten
3. Kein Associate ist perfekt: Arbeiten Sie zusammen, um perfekte Ergebnisse zu erzielen
4. Die menschliche Natur gilt auch für den besten Associate

„Es gab Tage, an denen es keine offenen Stellen in der Klinik gab. Das ist erstaunlich, wenn man 40 Krankenschwestern in einer Schicht hat. Das ist unglaublich“, sagte sie. „Wir hatten einige Tage, an denen wir in diesem Gebäude keine Agentur hatten. Das ist ein Wunder. Ich bin sehr dankbar.“

Dieser Views-Artikel wird von Lutheran Life Communities gesponsert. Um mehr über Outsourcing zu erfahren, Besuchen Sie sie unter lutheranlifecommunities.org.